為了加強和規范企業照片檔案管理，建立和健全照片檔案管理制度，更好地開發利用照片檔案信息資源，為企業生產建設和發展服務，制定本規范。

　　1適用范圍

　　本規范規定了企業照片檔案的收集范圍、整理要求、保管利用、鑒定和銷毀等規定。

　　本規范適用于企業各級檔案館、檔案室的照片檔案盒管理。

　　2 規范性引用文件

　　GB/T 11821-2002照片檔案管理規范

　　DA/T 18檔案著錄規則

　　JGJ 25檔案館建筑設計規范

　　中華人民共和國檔案法實施辦法

　　中華人民共和國保守國家秘密法

　　中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法

　　3術語及定義

　　下列術語及定義適用于本規范。

　　3.1企業照片檔案

　　企業在各項活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。企業照片檔案一般由銀鹽底片(數碼照片)、照片和說明組成。

　　3.2數碼照片

　　數碼照片：用掃描儀、數碼照相設備獲得的，以數字形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。

　　3.3芯頁

　　用以固定照片或底片，并標注說明的中性偏堿性紙質載體，是照片冊、底片冊的組成單元。

　　4照片檔案的收集與歸檔

　　4.1收集歸檔范圍

　　4.1.1上級領導到本企業視察、調研、檢查、指導工作的照片。

　　4.1.2本企業主要職能活動形成的照片。

　　4.1.3本企業發生的重大事件、重大事故、重大自然災害的照片。

　　4.1.4 其他具有保存價值的照片。

　　4.2歸檔要求

　　4.2.1對屬于收集與歸檔范圍的照片，應按照規定定期向本企業檔案機構或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據為己有。

　　4.2.2對反映同一內容的若干張紙質照片或數碼照片，應選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點的照片，以確保其原始性和真實性。

　　4.2.3底片、照片、說明應齊全。

　　4.2.4底片與照片影像應一致。

　　4.2.5對無底片的照片應制作翻拍底片或掃描成數碼照片;對無照片的底片應制作照片。

　　4.2.6數碼照片、照片、文字說明應齊全。

　　4.2.7拍攝數碼照片像素應在500萬以上，掃描數碼照片分辨率不低于600pi,單幅數字照片不小于3M ,文件格式應為JPEG、TIFF或其他通用格式。

　　4.2.8數碼照片必須沖印紙質照片附說明一同歸檔。

　　4.2.9數碼照片歸檔時，對歸檔的載體及其技術環境進行檢查，載體是否有劃傷。

　　4.3歸檔時間

　　4.3.1對符合歸檔范圍的照片，在活動結束后，其攝影者或承辦單位應及時整理，向檔案部門歸檔。不便及時歸檔的，可隨其他載體形態的檔案同時歸檔。

　　4.3.2檔案管理部門應隨時收集、征集零散的具有保存價值的歷史照片。

　　5照片檔案的整理

　　5.1整理原則

　　照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、便于保管、利用為原則。照片檔案的底片應單獨整理和存放，照片和說明一同整理和存放, 數碼照片單獨整理和存放，沖印出的紙質照片和說明一同整理和存放。

　　5.2保管期限

　　保管期限是按照片、底片、數碼照片的價值劃定年限，分為永久、長期、短期。一般與其他載體檔案保管期限一致。

　　5.3密級

　　密級是指照片、底片、數碼照片保密程度的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》及各企業有關規定執行。

　　5.4底片的整理

　　5.4.1底片的編號

　　在全宗內編號，其格式如下：全宗號—保管期限—底片標識—張號。

　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　張號：在某一全宗某一保管期限內照片的排列從“1”開始順序編號。

　　5.4.2底片存放

　　5.4.2.1底片放入底片袋內保管，底片袋的右上方應標明底片號。底片袋用半透明的中性紙和中性膠粘劑制成的紙袋，對翻拍底片在底片袋左上方標明“F”字樣。對拷貝底片在底片袋的左上方標明“K”字樣。

　　5.4.2.2大底片應在藥膜面墊襯柔軟的中性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中，注明底片號。

　　5.4.3底片入冊

　　5.4.3.1底片冊一般由297mm × 210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。

　　5.4.3.2應按底片號順序將底片袋依次插入底片冊。

　　5.4.3.3芯頁的插袋上應標明相同的底片號。

　　5.4.3.4大底片應與其他底片一同整理，單獨按照底片號順序排列。

　　5.4.4冊內備考表

　　冊內備考表按5.7.4。

　　5.4.5底片冊的要求

　　5.4.5.1 底片冊的封面應印制“底片冊”字樣;底片冊的冊脊應設置全宗號、保管期限、起止張號、冊號等項目。

　　5.4.5.2底片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序立式排列上架保管。

　　5.5照片的整理

　　照片的整理包括用底片和數碼照片沖印成的紙質照片兩部分。

　　5.5.1照片的分類

　　在全宗內按照“保管期限——形成年度”分類。形成照片比較多的單位也可按“保管期限——形成年度——問題”分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。企業也可根據自身的實際情況，合理選擇分類方案。

　　5.5.2照片的排列

　　同一活動、事件的照片或數碼沖印成的紙質照片按照時間順序排列。不同活動、事件的照片應按照分類方案結合時間順序等進行排列。

　　5.5.3照片的編號

　　5.5.3.1帶底片的照片編號與底片編號相同，編號方法同5.4.1。

　　5.5.3.2數碼照片沖印成紙質照片的編號格式為：全宗號-保管期限-數碼標識—張號。

　　5.5.4照片的入冊

　　5.5.4.1照片冊一般由297mm × 210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。

　　5.5.4.2按照照片號順序將照片排列放入照片冊。

　　5.5.4.3大照片可放置在同大底片一樣的專用檔案袋或檔案盒中，并在檔案袋或檔案盒上填寫照片號，按照照片號順序進行排列。

　　5.5.5照片存放

　　將照片放入專用照片檔案冊保管，立式擺放。對于大照片如果不能立式擺放，照片的水平堆放高度不宜超過5cm。

　　5.5.6單張照片的說明主要包括題名、照片號/底片號或照片號/數碼照片號、參見號、拍攝時間、攝影者、文字說明

　　5.5.6.1說明的內容

　　題名：應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。

　　照片號/底片號：按5.5.3.1和5.4.1

　　照片號/數碼照片號：5.5.3.2和5.6.1

　　參見號：指與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號。

　　拍攝時間：用8位阿拉伯數字表示“年月日”。如20081002。

　　攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

　　文字說明：應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息;或僅對題名未涉及內容作出補充。

　　5.5.6.2說明的位置

　　單張照片的說明，可根據照片固定的位置，在照片的右側、左側或正下方書寫。

　　5.5.7大幅照片的說明

　　對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯系密切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在冊內編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。

　　5.5.8組合照片說明的填寫

　　5.5.8.1一組(若干張)聯系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。

　　5.5.8.2組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內容及其他需要說明的事項。

　　5.5.8.3應在組合照片說明中指出所含照片的起止張號和數量。

　　5.5.8.4整理照片時因保管期限或密級的不同，有些同組的照片可能會被分散到不同的照片冊內，應在組合照片說明中指出這些密切相關照片的保管期限、冊號、存放位置等。

　　5.5.8.5組合照片說明可放在本組第一張照片的上方。

　　5.5.9冊內備考表

　　冊內備考表按5.7.4

　　5.5.10冊內目錄

　　冊內目錄按5.7.1。

　　5.5.11照片冊的要求

　　5.5.11.1照片冊的封面應印制“照片冊”字樣;照片冊的冊脊應設置全宗號、保管期限、起止張號、冊號等項目。

　　5.5.11.2照片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序立式排列上架保管。

　　5.5.12照片檔案冊目錄

　　照片檔案冊目錄按5.7.2。

　　5.6數碼照片的整理

　　5.6.1數碼照片的編號

　　數碼照片的編號同沖印成紙質照片的編號相同，格式見同5.5.3.2。

　　5.6.2數碼照片應刻錄成光盤一式三套存儲。一套封存，一套借閱利用，一套異地保存。

　　5.6.3刻制成只讀光盤且選擇一次性寫入方式進行刻錄。

　　5.6.4全宗內按照保管期限、形成年度進行刻錄，不同年度的數碼照片不應存儲在同一張光盤中。

　　5.6.5刻錄項目包括照片檔案冊內目錄、數碼照片檔案文件夾。

　　5.6.6冊內目錄內容見5.7.1.1，文件名為：照片冊號。每張光盤內可刻錄若干冊。

　　5.6.7數碼照片檔案文件夾內存放數碼照片，文件夾名為：照片冊號，每張數碼照片的文件名為：數碼照片號。

　　5.6.8光盤單片裝入相應的保護盒內，光盤盒上粘貼光盤號。

　　5.6.9光盤編號格式為：全宗號—保管期限代號—光盤號。

　　5.6.10光盤目錄

　　光盤目錄按5.7.3

　　5.7目錄的編制

　　5.7.1冊內目錄

　　5.7.1.1照片檔案冊內目錄項目包括序號、照片號/底片號或照片號/數碼照片號、題名、攝影者、攝影日期、備注，可根據需要增加或減少項目。

　　5.7.1.2冊內目錄采用國際標準A4型(297mmх210mm)規格，放在每冊首頁。

　　5.7.2照片檔案冊目錄

　　5.7.2.1照片檔案冊目錄項目包括冊號、題名、起始日期、終止日期、張數、備注等，可根據需要增加或減少項目。

　　冊號：每一個檔案冊的編號。

　　題名：概括冊內全部照片的基本主題。

　　起始日期：冊內照片的最早攝影時間。

　　終止日期：冊內照片的最晚攝影時間。

　　張數：冊內照片的總數。

　　5.7.2.2照片檔案冊目錄采用國際標準A4型(297mmх210mm)規格。

　　5.7.3光盤目錄

　　照片檔案光盤目錄項目包括光盤號、題名、起始日期、終止日期、張數、備注等，可根據需要增加或減少項目。

　　光盤號：每一張光盤的編號。

　　題名：概括每一張光盤內全部數碼照片的基本主題。

　　起始日期：光盤內數碼照片的最早攝影時間。

　　終止日期：光盤內數碼照片的最晚攝影時間。

　　張數：光盤內數碼照片的總數。

　　5.7.4冊內備考表

　　冊內照片情況的說明，放在每冊的最后，包括照片情況說明、整理人、檢查人和日期。

　　照片情況說明：填寫照片缺損、修改、移出、銷毀等情況。

　　整理人：負責整理歸檔照片的人員姓名。

　　檢查人：負責檢查歸檔照片整理質量的人員姓名。

　　日期：照片整理完畢的日期。

　　6照片檔案的保管

　　6.1保管存放

　　照片檔案按照全宗號、冊號的順序排列，上架保存。數碼照片檔案光盤應裝盒豎立存放。

　　6.2保管條件

　　6.2.1保存底片的溫濕度為：黑白底片最高溫度10-21℃，相對濕度20-50%;彩色底片最高溫度2-10℃，相對濕度20-50%。

　　6.2.2保存照片的溫濕度為：黑白照片最高溫度18℃，相對濕度30-50%;彩色照片最高溫度2℃，相對濕度30-40%。

　　6.2.3保存數碼照片的溫濕度為：溫度17-20℃，濕度35-45%，采用防磁裝具設備保管。

　　6.2.4庫房內晝夜溫度變化不應大于±3℃，濕度變化不能大于±5%。

　　6.2.5按照國家檔案管理有關規定庫房應具有較好的防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染、防磁等 “十防”條件，確保檔案的保管安全。

　　6.2.6對庫存照片檔案定期檢查、統計。

　　6.2.7做好對年久照片檔案的及時修補和復制等檔案技術保護工作，最大限度地延長照片檔案的使用壽命。

　　6.3保管要求和措施

　　6.3.1貯存庫房應保持整齊、清潔，應有嚴格的使用和存放規則。

　　6.3.2照片檔案入庫前應進行檢查。對受污染的照片、底片應進行必要的技術處理，防止受污染的照片、底片入庫。

　　6.3.3接觸底片和光盤的人員應戴潔凈的棉質薄手套，防止污染和劃傷底片和光盤。

　　6.3.4底片應進行掃描，以便更好地保存母片。

　　7照片檔案盒的利用

　　7.1制定照片檔案借閱制度，嚴格執行借閱制度，保證檔案的利用安全。

　　7.2利用有密級的照片檔案時，必須經過有關部門或領導同意簽字。

　　7.3做好照片檔案的借閱登記和提供利用效果記錄。

　　7.4利用照片檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料等，積極開發企業文化宣傳。

　　8照片檔案的鑒定與銷毀

　　8.1定期統計到期照片檔案,提交銷毀照片檔案申請及清冊。

　　8.2由鑒定領導小組組織銷毀鑒定工作，認真執行鑒定制度，履行鑒定手續。

　　8.3經鑒定后，對確無保存價值的照片檔案進行登記銷毀，編制銷毀清冊一式三份。

　　8.4銷毀照片檔案嚴格執行銷毀制度，并由檔案鑒定銷毀領導小組組織監銷